Wij, Grip IT Consultancy, hebben diverse klanten, zo werken wij ook samen met een aantal onderwijsinstellingen. In april kregen wij de vraag van een onderwijsinstelling, waar wij zaken omtrent de AVG voor regelen, om een verwerkersovereenkomst te beoordelen met een nieuwe partij waar zij diensten van willen gaan gebruiken. Het gaat hier om de diensten van The Next School.

Voordat wij zo’n verwerkersovereenkomst beoordelen, bekijken we eerst om wat voor partij het gaat, waar ze voor staan en welke diensten zij leveren. The Next School is een advieskantoor gericht op het onderwijs. Het advieskantoor zit gevestigd in hartje centrum van Rotterdam. De klanten die zij hebben zijn voornamelijk onderwijsinstellingen, variërend van basisschoolbesturen tot universiteiten. Het doel van The Next School is om bij te dragen aan het slimmer organiseren van het onderwijs.

Concreet bestaan de diensten die ze leveren uit drie activiteiten:

• Beantwoorden van strategische beleidsvragen

• Ontwerpen van dashboards

• Kennis overdragen aan medewerkers van onderwijsinstellingen

In dit geval wilde de betreffende onderwijsinstelling het havo en vwo onderwijs optimaliseren en de in- en doorstroom mogelijkheden voor mavo leerlingen naar de havo verbeteren. Zij schakelden The Next School in voor een datagedreven onderzoek naar de knelpunten en de oplossingsrichtingen.

Om dit onderzoek te kunnen doen heeft The Next School persoonsgegevens nodig. Dat maakt dat hier afspraken over moeten worden vastgelegd, de verwerkersovereenkomst, die wij dus hebben beoordeeld. Omdat het om een verwerkersovereenkomst met een school gaat, wordt (bijna) altijd het modelovereenkomst 3.0 van het Privacyconvenant gebruikt, zo ook bij The Next School. Dat is een standaard document die verwerkers kunnen gebruiken als zij software leveren aan een onderwijsinstelling.

Het is wel belangrijk om te kijken naar de bijlagen, het gaat hier om zaken zoals: welke persoonsgegevens worden opgeslagen, waar worden deze opgeslagen en hoe ze beveiligd zijn. Bij het beoordelen van de verwerkersovereenkomst en bijgevoegde bijlagen van The Next School vielen ons een aantal punten op, ook hadden wij wat vragen met betrekking tot de persoonsgegevens en de beveiliging ervan. We besloten om The Next School hier over te bellen. Quinten Smit (Director & Co-Founder van The Next School) stond ons vriendelijk te woord. Hij kon onze vragen meteen beantwoorden, pakte onze feedback positief op en was het met onze aandachtspunten eens.

Naderhand hebben wij nog een keer telefonisch contact gehad met Quinten om te sparren over een aantal punten omtrent de AVG. Uit dit gesprek kwam ook naar voren dat hij onze aandachtspunten waardeert. Naar aanleiding hiervan heeft hij de verwerkersovereenkomst van The Next School zelfs aangescherpt. Wij kijken positief terug op het contact met Quinten en zijn interesse om te willen voldoen aan de AVG.

Wij zijn ook altijd benieuwd hoe de klant het contact met ons heeft ervaren en vinden het erg belangrijk dat zij een goed gevoel bij ons hebben. Benieuwd naar The Next Schools ervaring? Die lees je hieronder:

‘Tijdens een van onze recente projecten stelden wij een verwerkersovereenkomst op die beoordeeld werd door Grip IT. Het contact verliep heel gemoedelijk: Patrick was vriendelijk, toegankelijk en gaf ons constructieve feedback. Nadat de verwerkersovereenkomst was goedgekeurd, vroegen wij Patrick of we hem nog eens mochten bellen. Wij waren namelijk bezig met het verbeteren van ons proces rondom de verwerkersovereenkomst en waren benieuwd naar zijn blik daarop: Waar let hij precies op bij de beoordeling? En hoe kunnen wij ervoor zorgen dat het proces voor hem als functionaris gegevensbescherming zo soepel mogelijk verloopt? Patrick dacht mee met al onze vragen en met behulp van zijn kritische blik en behulpzame tips konden wij onze verwerkersovereenkomst nog verder aanscherpen.’